Die richtige Whiskey-Reifung ist ein komplexer Prozess. Für die Brown-Forman Corporation, Hersteller von Jack Daniel’s Tennessee Whiskey und einer Vielzahl anderer beliebter Alkoholmarken, gehören neben der langfristigen Planung, jeder Menge Einfühlungsvermögen und Geduld vor allem die richtigen Zutaten und die nötige Effizienz in der Lieferkette dazu. Die geeigneten Lieferanten werden dabei im Rahmen eines mehrstufigen Vendor Onboarding-Prozesses ausfindig gemacht, bei dem monatlich Hunderte neue Lieferanten hinzukommen.

Jemand entnimmt eine Probe aus einem Whiskey Fass.

Bisher war dieser Onboarding-Prozess höchst zeitaufwändig und repetitiv. Die Mitarbeitenden mussten sich zunächst bei Salesforce anmelden, die benötigten Anhänge herunterladen (die Anzahl schwankt zwischen 1 und 10 pro Datensatz), sich bei SAP anmelden, den Lieferanten suchen und die Anhänge mit den Steuerdokumenten und Bankdaten für jeden neuen Lieferanten manuell hinzufügen. Native Integrationen zwischen Salesforce und SAP gab es für Anhänge nicht.

Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, entschied sich der Spirituosen-Hersteller für den Einsatz der Robotic Process Automation (RPA) in Microsoft Power Automate. Mit dieser Lösung war es dem Unternehmen erstmals möglich, Systeme wie Salesforce, Workday und Google Workspace ganzheitlich zu automatisieren, die bislang keine Integrationspunkte hatten oder komplexe Integrationen nötig machten. Gleichzeitig unterstützt RPA die Mitarbeitenden dabei, Fehler zu vermeiden und fehlende Daten aufzuspüren, die vorher manuell und ebenfalls mit sehr hohem Zeiteinsatz gefunden werden mussten.

Die Zeitersparnis durch RPA ist enorm: „In den ersten 5 Monaten als Team haben wir mit RPA rund 1.800 Stunden für Brown-Forman eingespart. In den drei darauffolgenden Monaten haben wir die eingesparten Stunden fast verdoppelt – das ist verrückt”, berichtet Jon Riehm, Lead Process Architect im Digital Transformation-Team von Brown-Forman. „Wir verfügen jetzt über ein hocheffizientes Tool, mit dem wir etwas erreichen können, was wir vorher für unmöglich hielten.” Dabei ist Riehm der festen Überzeugung, dass Brown-Forman noch ganz am Anfang steht, was die Ausnutzung der umfangreichen RPA-Potenziale angeht: „Ich war positiv überrascht, wie leistungsfähig Power Automate tatsächlich ist”, so der Digital-Experte. „Bisher sind wir noch auf keine Aufgabe gestoßen, bei der es technische Einschränkungen gegeben hätte. Das ist wirklich sehr beeindruckend!“

Informationen: Referenz, Microsoft Power Automate