Aller au contenu
Passer directement au contenu principal
Blogues de l'industrie Microsoft

Photographie d’un homme travaillant sur un ordinateur de bureau depuis son bureau à domicile, près de sa cuisine.

Bienvenue dans la première publication d’une série de blogues en six parties de Microsoft intitulée Poursuivez vos activités en toute sécurité. Ces publications visent à aider les organisations et les professionnels canadiens à découvrir les solutions de travail à distance sécurisées dont ils peuvent tirer parti pour améliorer leurs opérations.

Comme tout le monde, vous et votre entreprise avez brusquement mis en place le télétravail cette année. Vous pouvez maintenant passer à la vitesse supérieure et améliorer votre productivité et votre sécurité grâce à des solutions technologiques modernes basées sur le nuage et à des pratiques exemplaires.

La technologie peut permettre aux organisations de toutes tailles d’adopter le travail à distance sans compromettre la collaboration, la productivité ou la sécurité. Pour les administrateurs et les propriétaires d’entreprise, le défi est d’essayer d’empêcher les employés de se sentir isolés. Si vous êtes le seul employé de votre entreprise, ce défi vous concerne encore plus!

1. Trouvez un bon endroit pour travailler

Si vous ne l’avez pas déjà fait, réservez une pièce ou un coin silencieux de votre maison pour mettre en place un espace de travail. Gardez à l’esprit votre accès mobile et la proximité de votre routeur sans fil afin de vous assurer de disposer de la connexion Internet haute vitesse dont vous avez besoin pour répondre aux appels sur votre téléphone et effectuer votre travail.

Ne vous contentez pas de poser un ordinateur portable sur une table de cuisine et de vous mettre au travail! Assurez votre confort et votre productivité en mettant en place un poste de travail ergonomique.

Illustration d’un homme assis sur une chaise et travaillant sur un ordinateur de bureau, avec le texte Position adéquate au bureau. Les notes supplémentaires montrent : Position neutre de la tête; Épaules détendues et dos droit; Coudes près du corps à un angle de 90° à 100°; Soutien à l’arche dorsale naturelle; Angle des hanches de 90° à 100°; Angle des genoux de 90° à 100°; Chaise ajustée de manière à ce que les pieds soient à plat sur le sol (ou utilisez un repose-pieds); Haut du moniteur au niveau des yeux; Moniteur à environ une longueur de bras; et Poignets dans le prolongement des avant-bras.

2. Adoptez de saines habitudes de travail

Une mauvaise posture peut entraîner de l’inconfort. Reportez-vous à l’illustration ci-dessus pour voir comment positionner votre corps de manière plus ergonomique. Ensuite, suivez ces conseils simples :

  • Utilisez une souris dans la mesure du possible.
  • Faites des pauses fréquentes.
  • Utilisez des fonctions logicielles et matérielles comme le défilement rapide pour travailler plus efficacement.
  • Évitez les reflets en plaçant votre moniteur loin des sources lumineuses.
  • Gardez vos poignets dans le prolongement de vos avant-bras.
  • N’utilisez pas de repose-poignets lorsque vous tapez.
  • Ajustez vos paramètres pour augmenter la taille de la police et la rendre plus lisible.

Pour en savoir plus sur le poste de travail ergonomique et pour obtenir des ressources ergonomiques gratuites, visitez la page Configuration de votre de bureau sur le site de soutien de Microsoft.

3. Adoptez une solution de productivité

Une solution de productivité comme Microsoft 365 permet à tout le monde d’accéder aux ressources, de partager et de collaborer sur des fichiers en toute sécurité en utilisant les applications Office sur le Web, sur un appareil mobile et sur un ordinateur de bureau, en stockant le contenu dans le nuage, tout cela par défaut. Elle permet également à chacun de rester connecté avec ses collègues et ses contacts par l’intermédiaire de discussions par clavardage, d’appels et de réunions.

Les applications professionnelles Microsoft les plus courantes, comme les applications Office (Word, PowerPoint, Excel, etc.), Outlook Mobile, Microsoft Teams, SharePoint pour le partage de fichiers et OneDrive pour des sauvegardes faciles, fonctionnent de manière transparente sur n’importe quel appareil ou navigateur afin que les utilisateurs puissent accéder à leurs courriels, à leurs calendriers et à leurs fichiers en toute fiabilité.

4. Permettez aux employés d’utiliser leurs appareils

Vous pouvez contrôler quels employés ont accès aux données sensibles de l’entreprise sur des appareils personnels en utilisant les stratégies de protection des applications Microsoft Intune combinées à l’accès conditionnel Azure AD. Les grandes entreprises qui ont besoin de contrôler davantage les accès peuvent utiliser le bureau virtuel Windows hébergé dans Microsoft Azure.

Si vos employés ont besoin de nouveaux appareils, pensez aux appareils Windows 10 et Surface, qui ont une sécurité intégrée.

5. Réunissez tout le monde

Sans l’avantage des discussions spontanées dans les couloirs, les employés ont besoin d’un moyen de communiquer facilement, que ce soit par des réunions virtuelles ou par l’intermédiaire de fenêtres de clavardage. Trouver des moyens de rassembler les équipes compte plus que jamais. Qu’il s’agisse d’une réunion de bilan, d’une réunion plus informelle ou d’un anniversaire souligné en ligne, essayez d’inclure des activités de renforcement du moral pour nourrir le besoin humain de contact personnel.

Microsoft Teams, le centre de travail d’équipe gratuit, permet aux employés de préparer des réunions, de partager des écrans ou des présentations, d’enregistrer des réunions et de prendre certaines mesures. Vous pouvez stocker en toute sécurité des fichiers auxquels les bonnes personnes peuvent accéder, collaborer sur des tableaux blancs et participer à des appels et à des réunions selon les besoins. Vous pouvez même personnaliser Microsoft Teams et l’utiliser comme votre nouveau canal de service à la clientèle en face à face.

6. Faites des appels vidéo (pas seulement vocaux)

Le cas échéant, et pour ceux qui sont à l’aise de le faire, encourager l’utilisation de caméras dans les réunions peut aider les participants à se sentir connectés et à susciter les interactions. Pendant ces appels, posez des questions, puis faites une pause et attendez les réponses. Dans Microsoft Teams, vous pouvez enregistrer des réunions à titre de référence et distribuer ensuite l’enregistrement à tous ceux qui n’ont pas pu y assister.

7. Gérez votre bien-être

Travailler à distance peut fatiguer n’importe qui, même les employés les plus aguerris. Prendre des pauses est utile, tout comme le fait de prendre des nouvelles des autres et de soi-même.

Assurez-vous que vos collègues sentent qu’ils peuvent se fixer des limites et faites savoir aux gens quand vous êtes ou non à votre poste. Vous pouvez également signaler votre disponibilité au moyen de l’indicateur de présence et du message d’état dans Teams et définir vos préférences en matière de notifications pour vous permettre de vous concentrer et pour rester indisponible pendant les Heures de tranquillité.

8. Soutenez vos clients

Même si vous vous concentrez sur vous-même et sur vos employés, veillez à interagir continuellement avec vos clients. Répondre à vos clients par une communication réfléchie (comme un courriel de mise à jour) vous aidera beaucoup en ces temps difficiles et favorisera la fidélité à la marque.

Conseil : si vous vous abonnez aux applications Office, vous pouvez aller plus loin et utiliser Forms pour interroger vos clients rapidement et facilement.

9. Souvenez-vous de votre sécurité

Surtout, ne négligez pas votre sécurité et votre confidentialité. La cybercriminalité est en hausse partout au Canada, car les gens travaillent désormais à distance. Notre troisième publication de cette série traite en détail de la sécurité, mais en voici un résumé.

En quelques mots, toutes les organisations, même les entreprises ne comptant qu’un seul employé (c’est-à-dire vous), doivent prendre des mesures pour se protéger contre le danger très clair et très présent des cybercrimes, comme l’hameçonnage, les programmes malveillants et autres escroqueries et formes de fraude. Les cybercriminels ne font pas de discrimination en fonction de la taille de l’entreprise. En fait, ils comptent sur les petites entreprises pour qu’elles investissent moins (ou pas du tout) dans leur sécurité.

Pratiquez l’autodéfense des affaires! Adoptez une stratégie de sécurité à plusieurs niveaux. Utilisez plusieurs couches de sécurité ensemble pour mieux protéger votre entreprise. Par exemple :

  • Conservez vos données et vos applications dans un nuage sécurisé, comme Azure.
  • Utilisez du matériel et des logiciels professionnels dotés de fonctions de sécurité intégrées.
  • Maintenez vos applications, appareils et systèmes à jour.
  • Formez chaque employé à repérer et à éviter l’hameçonnage et les programmes malveillants.
  • Assurez-vous que vous disposez d’un logiciel antivirus, comme Windows Defender.
  • Utilisez l’authentification multifacteur pour contrôler ou restreindre l’accès au réseau.

Dans notre prochain publication, nous traiterons du travail à distance et de la collaboration en équipe plus en profondeur avec des conseils technologiques sur le travail à distance pour toutes les organisations et tous les entrepreneurs canadiens.