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Blogues de l'industrie Microsoft

 

Femme travaillant depuis son bureau à domicile sur un appareil Surface Pro, debout à son bureau avec une tasse dans les mains.

Deuxième épisode de la série Poursuivez vos activités en toute sécurité, cette publication propose huit éléments essentiels du travail à distance pour vous aider à rester concentré, productif et en sécurité depuis votre domicile. Vous pouvez essayer ces conseils dans votre entreprise et partager cette publication avec tous ceux qui ont l’habitude de remettre les choses à plus tard.

L’humoriste légendaire Mark Twain a dit un jour à la blague : « Ne remettez jamais au lendemain ce qui peut être fait après-demain tout aussi bien. » Il semble que M. Twain ait compris le problème de la procrastination, qui peut frapper n’importe qui, surtout ceux qui travaillent à domicile.

Pourquoi certains d’entre nous ont-ils tendance à procrastiner? La réponse n’est peut-être pas si compliquée. Avec tant de distractions à la maison (enfants, animaux domestiques, Netflix, Xbox, appels téléphoniques, voisins, balados, courses, rendez-vous, exercices, repas, siestes, lessive, et la liste continue), faut-il s’étonner que les efforts autodirigés tombent à l’eau?

Le mot « autodirigé » dit tout. Se réunir en équipe donne aux employés qui travaillent à distance plus de structure, de motivation et de soutien pour réussir.

Au lieu de vous critiquer ou de critiquer quelqu’un d’autre pour avoir procrastiné, prenez un moment pour réfléchir à ce qui manque : la structure. Les lieux de travail comme les bureaux et les écoles sont des lieux de réseautage et d’interaction sociale, avec des attentes, des règles, des processus, des heures d’ouverture, des réunions, des tableaux blancs et tous les autres mécanismes pour garder les gens concentrés et productifs.

Lorsqu’elles travaillent à domicile pendant de longues périodes, de nombreuses personnes perdent leur sens de la structure et, par extension, les avantages qu’elle procure. L’objectif est alors d’imiter une partie de cette structure en utilisant la technologie et des pratiques qui nous donnent l’interaction humaine nécessaire et nous motivent à produire des résultats.

Huit éléments essentiels du travail à distance

  • Préparez-vous correctement
  • Planifiez chaque jour
  • Partagez vos écrans
  • Coéditez avec des collègues
  • Tenez des registres
  • Encouragez l’étiquette
  • Automatisez vos processus
  • Pratiquez l’autodéfense pour les entreprises

1. Préparez-vous correctement

Dans notre dernier publication, nous avons abordé certains des principes fondamentaux du travail à distance, notamment la manière de mettre en place un espace de travail productif et ergonomique. Placer un ordinateur portable sur une table de salon ou un comptoir peut sembler pratique, mais à long terme, un espace silencieux, ergonomique et dédié au travail offre un maximum de confort et de productivité. Si vous ne trouvez pas d’endroit calme, essayez d’utiliser des casques ou des écouteurs antibruit.

2. Planifiez chaque jour

Structurez votre journée avec des heures de début et de fin saines. Planifiez des appels de statut quotidiens avec vos collègues. Utilisez Microsoft Teams, le centre de travail d’équipe, pour rester connecté. Effectuez un suivi au moyen d’appels téléphoniques et vidéo de routine avec vos clients et vos fournisseurs. Organisez des réunions formelles et informelles pour collaborer. Et veillez à partager et à établir un calendrier avec vos collègues! Microsoft propose un guide détaillé avec une vidéo sur la façon de partager votre calendrier dans Outlook.

3. Partagez vos écrans

Allez au-delà de vos calendriers. Obtenez des commentaires en temps réel en partageant des fichiers et des documents pendant les appels. Microsoft Teams facilite la présentation des fichiers. Pour obtenir des commentaires visuelles, comme des commentaires sur la conception d’un site Web, vous pouvez utiliser l’application Tableau blanc. Avec le Tableau blanc, vous pouvez insérer un fichier, comme une photo ou une maquette, dans votre tableau blanc ou utiliser différents stylos et surligneurs pour marquer les documents.

Brisez les barrières linguistiques avec les employés. Rendez vos réunions plus accessibles. Utilisez le traducteur de présentations pour afficher automatiquement les sous-titres directement sur votre présentation PowerPoint, dans l’une des 60 langues prises en charge.

4. Coéditez avec des collègues

Au lieu de faire circuler des versions de documents par courriel, essayez la coédition. Imaginons que votre entreprise ait une proposition à préparer. Au lieu de charger une seule personne de rédiger cette proposition, construisez le fichier en équipe et en temps réel dans votre nuage de productivité. Grâce à la version moderne d’Office, vous pouvez coéditer des documents et voir qui travaille sur quoi. Dites bonjour à la transparence et dites adieu aux problèmes de version.

5. Tenez des registres

En parlant de transparence, saviez-vous que vous pouvez rechercher des personnes, des réunions, des clavardages, des fichiers et des applications à partir d’un seul espace de travail Teams? Les fils de clavardages persistants capturent et enregistrent vos discussions, y compris les liens que vous partagez, afin que vous n’ayez pas à fouiller dans vos courriels pour trouver des informations partagées. D’un simple clic, vous pouvez également enregistrer vos réunions dans Teams pour vous y référer ultérieurement ou pour vous mettre au courant si vous n’avez pas pu y assister.

Lorsque les titulaires d’un abonnement à Office enregistrent des appels dans Microsoft Teams, l’enregistrement s’affiche automatiquement dans le Stream de l’abonné. Stream, le service d’organisation des vidéos dans Microsoft 365, permet aux utilisateurs de visualiser, d’étiqueter et de partager toutes leurs vidéos à partir d’un seul endroit. Stream peut également générer automatiquement des transcriptions de sous-titrage pour améliorer l’accessibilité des enregistrements. En fait, les abonnés peuvent même accéder à ces transcriptions et les modifier. Vous pouvez visiter cette page du site de soutien de Microsoft pour savoir comment faire.

6. Encouragez l’étiquette

Comme toute réunion professionnelle, les réunions en ligne exigent de leurs participants qu’ils respectent l’étiquette. Vos réunions peuvent-elles bénéficier de l’application de ces conseils?

Assurez-vous de désactiver votre micro. En désactivant votre micro, sauf lorsque vous parlez, vous épargnez aux autres participants d’entendre des bruits de fond et des sons potentiellement gênants.

Ne mettez jamais l’appel en attente. Si vous devez absolument vous éloigner pour régler une urgence, mettez simplement l’appel à micro fermé.

Ne parlez pas par-dessus les autres. Attendez une ouverture, puis identifiez-vous dès le début. Essayez de diriger toutes les questions ou tous les commentaires vers une personne en la désignant par son nom. Vous pouvez également utiliser la toute dernière fonction de Teams et « lever la main » pour avoir la possibilité de parler dans une salle de réunion avec plusieurs participants.

Joignez-vous aux appels avant l’heure de début et n’annoncez pas les arrivées tardives. Évitez d’interrompre l’appel et de mettre les personnes qui se sont jointes en retard dans l’embarras, y compris vous-même.

Envoyez à l’avance l’ordre du jour et les documents de la réunion. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez ajouter un ordre du jour et des notes préliminaires de réunion par l’intermédiaire de OneNote et joindre des fichiers à votre élément de calendrier.

7. Automatisez vos processus

Les titulaires d’un abonnement à Office peuvent profiter de technologies d’automatisation efficaces et de services intelligents pour faciliter la vie de leurs clients. Par exemple, Microsoft Bookings donne aux petites entreprises qui fournissent des services aux clients sur rendez-vous (comme les salons de coiffure, les cabinets dentaires, les cabinets d’avocats, etc.) la possibilité de simplifier le processus. Ce type de service peut permettre aux opérateurs commerciaux d’économiser beaucoup de temps en matière de replanification des appels!

  • Les organisations plus ambitieuses sur le plan technique ayant des titulaires d’un abonnement à Office devraient expérimenter avec Power Automate. Ce service d’automatisation intelligent permet aux équipes de transformer des tâches répétitives en flux de travail à plusieurs étapes. Les organisations peuvent utiliser les modèles de Power Automate pour accomplir des tâches nécessitant plusieurs applications, comme :
  • Sauvegarder les pièces jointes des courriels Office 365 sur OneDrive Entreprise
  • Vous envoyer un rappel dans 10 minutes
  • Obtenir les prévisions météo du jour pour votre emplacement actuelle
  • Recevoir une notification poussée lorsque vous recevez un courriel de votre patron
  • Envoyer un courriel personnalisé lorsqu’un nouvel élément de liste SharePoint est ajouté
  • Enregistrer les réponses au formulaire dans SharePoint

8.  Pratiquez l’autodéfense pour les entreprises

Ne compromettez pas votre sécurité juste pour faire votre travail. Assurez-vous plutôt de vous appuyer sur des technologies et des pratiques auxquelles vous pouvez faire confiance. Adoptez une stratégie de sécurité à plusieurs niveaux. Utilisez plusieurs couches de sécurité ensemble pour mieux protéger votre entreprise. Prenez notamment les mesures suivantes :

  • Conservez vos données et vos applications dans un nuage sécurisé, comme Azure.
  • Utilisez du matériel et des logiciels professionnels dotés de fonctions de sécurité intégrées.
  • Maintenez vos applications, appareils et systèmes à jour.
  • Formez chaque employé à repérer et à éviter l’hameçonnage et les programmes malveillants.
  • Assurez-vous que vous disposez d’un logiciel antivirus, comme Windows Defender.
  • Utilisez l’authentification multifacteur pour contrôler ou restreindre l’accès au réseau.