Travail à distance sécurisé pour les équipes des ressources humaines

By MODERNBIZ

September 8, 2020

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Une femme utilisant la vidéoconférence Skype pour assister à une réunion de travail.

Les équipes des ressources humaines (RH) ont un défi majeur à relever cette année. La transition rapide vers un modèle de travail à distance a été difficile pour la plupart. Sans la structure d’un lieu de travail physique, les employés peuvent se sentir isolés et ces sentiments peuvent s’accumuler au fil du temps, créant ainsi une impression d’aliénation. Heureusement, les technologies de travail à distance dont nous discutons dans ce billet de blogue aident les professionnels des RH à donner à leurs équipes les moyens d’interagir, de communiquer et de collaborer en toute sécurité.

Dernier numéro de la série Poursuivez vos activités en toute sécurité, ce billet partage des solutions de travail à distance sécurisées et des pratiques exemplaires pour les équipes des RH.

Les services des RH ont plus que jamais besoin de protéger le bien-être physique et mental des employés. Ces derniers doivent se sentir connectés à leur équipe de direction et les uns aux autres. Une communication claire et cohérente peut aider, mais il faut plus que des courriels ou des appels téléphoniques occasionnels pour vraiment garder les employés motivés.

Démontrez que vous vous souciez de vos employés grâce à une communication claire et cohérente, des conseils pratiques et des outils modernes qui inspirent confiance.

La sécurité d’abord!

Avant de nous lancer dans les technologies, commençons par vous rappeler de compter sur des services infonuagiques et des appareils d’une marque de confiance. Avec la montée de la cybercriminalité au Canada, chaque personne et chaque organisation doit prendre des mesures pour se protéger contre des crimes comme l’hameçonnage. En plus des pratiques que nous répertorions dans notre billet précédent, assurez-vous de jeter un coup d’œil aux appareils Surface ou Windows 10, qui sont dotés d’une technologie de sécurité intégrée.

N’oubliez pas que certains services ou appareils utilisés par vos employés peuvent ne pas répondre à vos exigences en matière de sécurité et de confidentialité, alors assurez-vous de leur offrir ce qu’il y a de mieux!

Réunissez les employés dans un centre de collaboration sécurisé

La plupart des professionnels des RH canadiens utilisent depuis des années le courrier électronique, la vidéoconférence, les médias sociaux (en particulier LinkedIn) et d’autres outils numériques pour recruter et intégrer des employés. Toutefois, les centres de collaboration sécurisés pour les employés ont vu le jour et ont gagné en popularité au cours des dernières années. Contrairement aux solutions autonomes non sécurisées, Microsoft Teams fait des merveilles au niveau culturel dans les organisations, les industries et les chaînes d’approvisionnement.

Microsoft 365, la plateforme infonuagique intégrée, comprend Microsoft Teams et les applications de productivité classiques (Word, Excel et PowerPoint), ainsi que des services infonuagiques intelligents et une sécurité de classe mondiale.

Alors, qu’est-ce qui rend Teams si efficace? D’une part, Microsoft Teams connecte les organisations pour favoriser la collaboration en permettant aux employés de voir le statut des uns et des autres. De plus, ces employés peuvent communiquer de la façon qui leur convient le mieux, que ce soit par clavardage, appel vidéo ou appel vocal. Ces éléments sont les bienvenus pour toute organisation qui continue de payer pour ses vidéoconférences ou audioconférences!

Réduisez le nombre de courriels

Mais ce n’est que le début. Teams encourage les utilisateurs à créer des canaux dédiés pour les projets internes, les groupes, les clients et les fournisseurs de la chaîne d’approvisionnement. Dans un canal dédié et sécurisé, les utilisateurs peuvent discuter par clavardage, partager des fichiers facilement et même utiliser des émoticônes et des mèmes amusants pour personnaliser leur communication. Par ailleurs, les utilisateurs peuvent toujours accéder aux conversations passées, rechercher dans les fenêtres de discussion et même récupérer des liens si nécessaire.

Organisez des assemblées

Les entreprises peuvent également utiliser Teams pour organiser des assemblées. Ces événements qui réunissent l’ensemble des employés donnent aux équipes de direction l’occasion d’interagir, de communiquer et de reconnaître les réalisations d’équipe et individuelles. Elles peuvent parler de la performance de l’entreprise, des priorités culturelles et même partager des moments personnels (comme l’anniversaire d’un employé ou les annonces de naissance) pour aider chacun à se sentir uni et sur la bonne voie.

Organiser une assemblée sur Teams est simple : il suffit de créer une réunion dans le calendrier et d’inviter tout le monde à celle-ci. Les événements d’équipe en direct peuvent accueillir jusqu’à 10 000 personnes, ce qui signifie que la plupart des organisations peuvent l’utiliser pour parler à tous leurs employés à la fois, même s’ils sont dispersés aux quatre coins du monde. Pendant la réunion, les orateurs peuvent faire des présentations, partager des vidéos et recevoir des commentaires en direct à partir de la fenêtre de discussion. De plus, ils peuvent tout enregistrer.

Enregistrez vos appels

Si vous avez décidé d’enregistrer une assemblée, une vidéoconférence ou un appel, tous ceux qui n’ont pas pu y assister peuvent revoir l’événement à la demande par l’intermédiaire de Stream. Ce service vidéo d’entreprise intégré à Microsoft 365 organise automatiquement toutes les vidéos d’entreprise en un seul endroit. Stream peut également générer automatiquement des sous-titres pour vos vidéos afin d’améliorer leur accessibilité.

Gérez vos employés

Vous pouvez gérer tous vos employés (et l’ensemble de votre entreprise) grâce à Dynamics 365 Business Central. Cette version adaptée aux petites entreprises de la plateforme de transformation numérique de Microsoft offre aux entreprises une suite d’applications de gestion sécurisées basées sur le nuage, alimentées par les données et la veille stratégique. Les dirigeants peuvent utiliser Business Central pour numériser leurs opérations (ventes, service à la clientèle, finances, etc.) et obtenir une vue exhaustive, précise et de bout en bout de leurs activités.

Business Central offre aux équipes des RH une vue de bout en bout des employés, à commencer par des dossiers d’employés plus détaillés. Les RH peuvent organiser et analyser les employés en fonction de leur expérience, de leurs compétences, de leur éducation, de leur formation et de leur appartenance à une association, ce qui permet des recommandations plus éclairées en matière d’affectation des ressources.

Les équipes des RH aiment également la manière dont Business Central simplifie les composantes courantes, mais essentielles, de l’expérience des employés, comme la paie, le remboursement des dépenses et le suivi des absences.

De meilleurs renseignements pour les RH

Les équipes des RH qui souhaitent obtenir encore plus d’informations sur leurs employés peuvent utiliser Power BI. La plateforme de veille stratégique de Microsoft permet aux équipes des RH d’accéder à des rapports et à des vues en libre-service intuitives sur leur bassin de talents. À l’instar des professionnels des finances et des opérations, les professionnels des RH peuvent prendre des décisions plus éclairées en fonction de visualisations de données significatives et fiables.

Capture d’écran d’un graphique illustratif de Power BI comportant un graphique avec des colonnes et du texte indiquant le nombre de nouveaux employés, les nouvelles embauches à la même période l’année dernière, et les pourcentages de changement de personnel dans l’organisation par mois d’une année à l’autre.

L’ensemble de contenus d’exemples Power BI pour les RH contient un tableau de bord, un rapport et un ensemble de données à l’intention du service des RH que vous pouvez télécharger.