Microsoft Teams を使用して仮想カイゼン イベントを実施する方法

本ブログは、Yury Gomez (Business Strategy Leader, WW Manufacturing) と共同執筆したものです。

※本ブログは、米国時間 2021 年 4 月 6 日に公開された How to conduct virtual Kaizen Events using Microsoft Teams の翻訳です。
※下記で紹介しているイベントコンテンツは、すべて英語で提供されています。

製造業は、長期にわたりデジタル イノベーションを推進し、成長に拍車をかけ、効率の再定義を後押しする取り組みを主導してきた業界の 1 つです。しかし、現在の混乱が (それらが移動制限、安全衛生上の予防意識の高まり、現代の新しい働き方の世界であれ)、製造業におけるアジャイル プロセスの改善促進に向けた従来のアプローチに疑問を投げかけています。そこでマイクロソフトでは、現在の混乱を踏まえ、製造業の支援ならびにその目標到達を可能にする Microsoft Teams ソリューションへの投資を強化しました。

デジタル化の力を活かして効率、生産性、回復力の向上を図ることで、いかにアジャイルで柔軟な体制を築けるかが、ビジネスで成功する企業を決めると言えるでしょう。たとえば当社のお客様では、RealWear と Microsoft Teams を使って工場出荷検査を仮想化した Honeywell 社 (英語) や、Teams を導入してシフト スケジュールを転換し、コミュニケーションを改善することで誰もが地方にある工場の稼働状況を常に把握できるようにした Alcoa 社 (英語) などがその好例です。

どの組織でも、アジリティとビジネス上の効果を高めるには、継続的なプロセスの改善が基本となります。プロセスの改善方法にもいろいろありますが、アジャイルな変革を促す中心的プロセスといえば、”カイゼン” イベントでしょう。

このカイゼン イベントとは、プロセスの責任者やエキスパートが集まって、さまざまな問題についての議論や解決策のブレーンストーミング、実施計画の策定などを行う場です。問題の根本原因の改善、特定、対応を目的とした共同取り組みであり、効率化を果たし、製品品質を向上させ、廃棄やコストを削減できる組織の実現を目指します。この種のイベントは対面で行うのが一般的なため、今回の世界的な衛生上の危機に伴い、企業が業務の混乱を最小限に抑えるために働き方を見直す必要性がますます高まりました。

マイクロソフトのミッションは、「地球上のすべての個人とすべての組織が、より多くのことを達成できるようにする」ことです。メーカーが新しい働き方に適応し、テクノロジのギャップを埋めて成功を収めることができるよう、さまざまなツールやソリューションを開発しています。我々の目標は、デジタル変革ジャーニーに向かうビジネスの意思決定者が、大きく考え、小さく始めて、速く進むこと (think big、start small、go fast) ができるように、ベスト プラクティスを提供することです。仮想検査から仮想カイゼン イベントまで、適切なテクノロジの力を得た従業員は、職場でより生産性が高く、自信に満ち、積極的に参加することがわかっています。

この点を念頭に、カイゼン イベントがいかにこの不確実な時代にビジネス継続性の維持を目指すメーカーに役立つのか、当社の見解を示したいと考えました。Microsoft Teams により、お客様の従業員が自宅の安全な環境からバーチャルでカイゼン イベントを実施できるようになると同時に、チームのエンゲージメントを最大化し、素晴らしい成果を達成できるはずです。

Teams を使用してカイゼン イベントを実施する方法

準備

カイゼン イベントを成功させるには、イベントに先立って共通認識が得られるよう、テーマを特定し、目的、スポンサー、関係者の情報を共有しておきましょう。
Teams 内でふさわしい参加者のチームを作成すると共に、イベントのニーズを常に把握し、キックオフ ミーティングの予定を立てるためにチャネルを構成します。General (一般) チャネルや Introduction (概要) チャネルを使って、情報、イベントの詳細、トレーニング資料、FAQ などを共有することで、参加者全員が準備をできるようにします。

フィードバックが得られるように投票や調査を設定し、カイゼン イベントで取り組むべき主な問題に関する見解を一致させておきます。

ほかにも、既存の PowerApp である「従業員のアイデア」アプリを利用して、アイデアの作成、整理、投票を行う方法もあります。

イベントのキックオフ

予定されているミーティングに参加して、カイゼン イベントを始めます。イベントのテーマとトピックを繰り返し伝え、取り組むべき問題に関する共通認識を得て、イベントの期待事項を設定し、歩調を定めます。アイスブレーカーを使って参加者の結束を強めることで、チームのつながりを深め、気軽に会話ができれば、エクスペリエンスをより充実させることができます。

参加者のグループ化

主な問題が確定したら、選択されたトピックの掘り下げや、仮想会議室での共同作業とブレーンストーミングを行うために、参加者を複数のグループに分けます。

これは、各トピック専用チャネルでのチャネル ミーティングで行うことも、ミーティングでブレークアウト ルーム機能を使って少人数グループで行うこともできます。

問題の掘り下げ

参加者は、ドキュメント、写真、ビデオ、履歴データなどを共有して共同編集することで容易に共同作業を行い、継続して問題を掘り下げることができます。エクスペリエンスをより充実させるために、ミーティング中にメモや成果を取り込めるアプリを利用しましょう。また、新たにリリースされたミーティング統合機能 (英語) を利用すれば、プロジェクト管理アプリやインシデント管理アプリ、投票、分析をミーティングのコンテキスト内に取り込むことができます。

根本原因分析で調査を行うには、参加者がアイデアのブレーンストーミングを実施し、互いの知識を活かす必要があります。一般的な対面でのカイゼン イベントでは、この作業は付箋とホワイトボードを使って行われます。そのやり方に倣い、参加者は仮想ホワイトボード オプション (英語) を使って視覚的にブレーンストーミングを行い、共同で書き込むことができるので、誰もがリモートの共同作業を実現できます。

ブレーンストーミング 

 

付箋は、Tasks アプリをブレーンストーミング ボードとして利用し、参加者に色を割り振ることで、レプリケートすることもできます。

結果の共有

ブレーンストーミングが完了したら、詳細、最終的なプレゼンテーション、ミーティングでのメモをあらかじめ設定しておいた Implementation (実施) チャネルにアップロードすることで、各仮想会議室から結果を共有できます。

実行と進捗管理

カイゼン イベントが終了したら、ダッシュボードやタスク リスト、その他 Implementation チャネルで、チームのイニシアチブや進捗を管理します。

カイゼン イベントに関するすべてのアクションが完了した時点で、チームをアーカイブします。これにより、現行の Teams のエクスペリエンスを圧迫することなく、いつでもそのチームとイベントの成果を確認できるようになります。

Microsoft Teams を使った仮想カイゼン イベントの利点

予測できない形でカイゼン イベントが中断することになりましたが、これらのイベントをバーチャルにすることで新たなメリットが生まれました。Microsoft Teams によって、お客様がカイゼン イベントを立ち上げから実施、完了までサポートすることが可能になります。Teams は、共通認識を得て、実施し、測定するための手軽な方法をまとめて 1 つのツールで提供することで、企業が無駄のないプロセスを続け、関係者を常に引き付け、イベントでのチーム エンゲージメントを促進できるようにします。製造業に対するマイクロソフトの投資強化、およびお客様の取り組みの支援を促進する Microsoft Teams ソリューションの詳細について、ぜひご覧ください。

より回復力の高い、持続可能な未来を作るためにお客様はどのような貢献ができるのか、製造業向け Microsoft Cloud で最新情報をご確認ください。