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Blogs de indústria da Microsoft

Um homem de óculos olhando para a tela do computador

Para pequenas e médias empresas, trabalhar remotamente pode fazer muito sentido. Você pode ampliar seus talentos, assim como ser capaz de somar mais habilidades. Além do mais, é possível economizar mais, evitando gastos com o aluguel de um escritório e todas as contas do mesmo, por exemplo.

Mas como você pode facilmente garantir que seu trabalho remoto tenha a mesma dinâmica e confiança que uma equipe interna teria? Usando a tecnologia para construir confiança e conexões e capacitar a sua equipe a trabalhar da melhor maneira. Abaixo, passaremos algumas dicas para gerenciar a força de trabalho remota.

1. Use mais a Nuvem

Para poder ser flexível e acessar documentos de qualquer lugar, o primeiro passo é entender todas as possibilidades que a tecnologia em nuvem oferece. Migrar sua empresa para a nuvem não significa, somente, que seus funcionários podem, facilmente, acessar documentos, dados e informações, mas permite que você use novas tecnologias a partir da Inteligência Artificial (IA).

Com o Azure, a nuvem da Microsoft, você só paga pelos serviços utilizados, economizando dinheiro em seus custos operacionais e aumentando a escala à medida que seus negócios crescem. Além disso, o Azure funciona a partir de uma base segura, com controles internos para personalizar seus usuários e seu gerenciamento de dados.

2. Mantenha-se seguro

Parece um ótimo equilíbrio garantir que seu negócio esteja seguro e compatível, assim como a produtividade e a flexibilidade de sua força de trabalho, certo?

Com a segurança incorporada aos dispositivos e aplicativos de forma nativa, seus funcionários não vão nem perceber que estão sendo protegidos, além de facilitar o trabalho de sua equipe de TI para gerenciar, proteger e detectar seus dados.

O Azure ajuda a proteger seus dados incorporados com inteligência, controles e serviços que funcionam com identidade, dados, redes e aplicativos. O Azure Security Center, por exemplo, ajuda a fortalecer ainda mais sua postura de segurança, oferecendo habilidade para detectar ameaças e se proteger contra elas.

3. Adote a política do Bring Your Own Device (BYOD)

Queremos que os colaboradores possam acessar seus dispositivos quando precisam. E, às vezes, seus telefones são mais são mais rápidos do que seus dispositivo de trabalho. É por isso que você precisa garantir uma política BYOD (Traga o Seu Próprio Dispositivo) suficiente que os permita usar seus celulares sem comprometer a segurança.

O Azure Active Directory age para criar um perfeito acesso seguro contínuo em vários dispositivos, nuvem e aplicativos de celulares. Isso significa que sua equipe de TI está no controle das informações de seus negócios, enquanto seus funcionários têm acessos instantâneos aos documentos, onde quer que estejam. E, caso esse dispositivo seja perdido, roubado ou comprometido, sua equipe de TI rapidamente conseguirá resolver esses problemas.

4. Tenha uma intranet poderosa

O Microsoft SharePoint capacita sua organização a colaborar, compartilhar informação e usar aplicações para deixar seus funcionários mais produtivos e transformar o processo de negócios.

Você será capaz de montar abas para cada projeto, time ou departamento. Nessas abas, seus funcionários poderão compartilhar documentos, dados, fontes de pesquisa e notícias com segurança e eficiência.

O SharePoint também possui uma vasta pesquisa e maneiras inteligentes de descobrir informações e insights para orientar ações. Usando as listas e bibliotecas do SharePoint, como Microsoft Flow e PowerApps, você pode, facilmente, criar ricas experiências com formulários, fluxos de trabalho e personalização de aplicativos. Isso significa que você pode simplificar e transformar processos, ajudando a acelerar a produtividade.

Quando você cria um documento na biblioteca do SharePoint, imediatamente consegue espaço para ele no Teams (e vice-versa), tornando a colaboração ainda mais fácil e rápida.

5. Tenha um ambiente de trabalho colaborativo

O Teams simplifica a maneira como comunicamos e colaboramos no trabalho. Ele funciona em todos os dispositivos e conta com um grupo de chat, reuniões e conferências online. Você pode manter o contato de forma muito mais fácil. E, para dar uma descontraída, tem funções que entretêm os usuários, como o envio de GIFs e a criação de canais pessoais.

Personalize seu ambiente de trabalho com ferramentas que você e seu time usam diariamente. Adicione uma página do SharePoint ou biblioteca e aplicativos Microsoft até mesmo em seus dispositivos. Com o Office 365 integrado, é fácil colaborar, compartilhar documentos e editá-los. Além disso, você se beneficia da segurança de ponta a ponta, do controle de administrador e da conformidade.

6. Gerencie com o Planner

Manter-se atualizado sobre projetos pode parecer caótico quando seu time está espalhado pelo país. Felizmente, existe uma ferramenta online para ajudar nesse caso. Com o Microsoft Planner, você facilita a criação de novos planejamentos, organiza, atribui tarefas e compartilha documentos.

Mas o melhor de tudo é que ele torna as tarefas visíveis e transparentes. Você consegue ter uma compreensão melhor sobre as tarefas de seus funcionários: pode ver o estágio em que o projeto está e quem está no comando de completá-lo. Você ainda consegue ver os números de tarefas em que cada um está. Isso facilita a melhoria das cargas de trabalho e ajuda a garantir que sua equipe não se sinta estressada ou sobrecarregada.

7. Trabalhe com o Analytics

O Analytics é usado para tudo atualmente, até mesmo para o rastreamento de cargas de trabalho. O MyAnalytics possibilita uma visão mais geral dos seus padrões de trabalho e sugere maneiras mais inteligentes para executá-lo. Incorporado por Inteligência Artificial, retém insights que melhoram a produtividade, a colaboração e o bem-estar. Além disso, é privado por design, então cada funcionário pode ver apenas seus insights pessoais e tomar uma ação.

Portanto, a visualização geral do seu espaço de trabalho no Analytics pode fornecer informações sobre os padrões diários de colaboração, que ajudarão a identificar onde se concentrar para criar valores.

8. Aprendizado online

Requalificar é parte vital do engajamento profissional. Não são apenas os funcionários qualificados que são mais produtivos, mas também 70% dos funcionários tendem a permanecer no local de trabalho se tiverem oportunidades de treinamento e desenvolvimento.

Para um time remoto, pode ser difícil organizar treinamentos, mas os aprendizados online são ótimas opções para isso, além de desenvolvimento profissional.

9. Consiga tempo para encontrar colegas

Embora tenhamos todas as ferramentas à nossa disposição para nos comunicar e colaborar online, incluindo videochamadas, às vezes precisamos voltar à tradicionalidade. Organize reuniões presenciais uma vez ao ano, para que todos possam estar em contato pessoalmente. Use esse tempo para discutir o futuro da empresa e estratégias ou dar à equipe uma chance de construir e desenvolver habilidades.

Essas dicas ajudarão pequenas e médias empresas a capacitar sua força de trabalho remota. Usando o poder da tecnologia, você pode criar experiências transparentes entre dispositivos que incentivem a comunicação e a colaboração da equipe.

Times que trabalham bem juntos permanecem unidos e alcançam ótimos resultados. Essas ferramentas são para que você e sua equipe encontrem o caminho para o sucesso. Boa sorte!