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ilustração de um cadeado com o logo do Microsoft Outlook na parte superior

 

Com as regulamentações da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) a todo vapor durante este ano, as conversas em torno do tema segurança foram destaque em diversas frentes, seja na mídia ou em diferentes indústrias. Participamos de alguns eventos em 2019, como a Conferência Gartner e o Mind the Sec, e observamos um interesse geral em mudar suas políticas de segurança para, assim, não sofrer consequências da lei no próximo ano. Porém, ao mesmo tempo, temos um cenário preocupante, como aponta a pesquisa realizada pela Kaspersky: mais da metade das empresas pesquisadas só se preocupa com segurança depois que um ataque acontece.

Investimento não deve ser mais uma desculpa, pois hoje em dia temos à disposição uma gama de recursos para evitar que esses problemas aconteçam. Hoje queremos focar nas informações confidenciais que você troca por e-mail. Você sabia que o Microsoft Outlook possui algumas ferramentas para criptografar suas informações? Veja, a seguir, alguns mecanismos simples que você pode acionar e, assim, prevenir que seus dados sejam hackeados.

 

Opção “Não encaminhar”

Ao enviar uma mensagem para alguém, você pode evitar que ela a encaminhe para outras pessoas. Basta acionar esse recurso na barra superior do Outlook.

Repare que o Outlook automaticamente mostra uma mensagem informando que os destinatários podem ler a mensagem, mas não podem encaminhar, imprimir ou copiar seu conteúdo. Caso a pessoa para quem você encaminhou tente tirar um print ou até mesmo projetar essa tela durante um call, uma tela preta aparecerá, em vez do seu conteúdo.

 

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Barra de proteção

Ao criar qualquer tipo de dado ou informação sensível dentro das ferramentas do Office 365, na barra superior você verá a opção de “Proteger”, uma forma de preservar ainda mais sua mensagem. Essa função permite criar rótulos na sua empresa, gerando mecanismos de segurança automáticos. Por exemplo, ao selecionar determinado grupo, você pode dar permissões de visualização, impressão, edição ou, até mesmo, encaminhamento.

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O Outlook também oferece diferentes tipos de classificação de segurança: geral, confidencial ou superconfidencial, para informações mais sensíveis, como dados de cartão de crédito. Se deseja determinar um prazo para a pessoa visualizar essas informações, também é possível. Vá em “Permissões customizadas” e inclua uma data de expiração. Mesmo que a pessoa tente salvar as informações em um serviço de Nuvem ou pen drive, após o prazo expirar ela não terá permissão.

 

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Rastrear e revogar

Ao criar as permissões citadas acima, você concede acesso personalizado a determinadas pessoas. Quando alguém de fora tentar acessar esse documento, a ferramenta pedirá as credenciais necessárias; caso uma pessoa tente acessar sem essa permissão, você será avisado de que alguém está tentando entrar. Além de identificar o usuário, o rastreamento mostra em que dia e local foi acessado, por meio do número de IP. Você pode revogar esse documento a qualquer momento e somente você terá acesso a ele.

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