Passez à l’action : cinq conseils simples pour augmenter votre productivité
Prêt à passer à l’action et à augmenter la productivité de l’ensemble de votre entreprise? Génial! Ce billet destiné aux petites entreprises offre cinq conseils simples qui peuvent aider les équipes à en faire plus.
« Ce sont les petites choses qui vous aideront à réussir. » – The Great Khali, acteur et lutteur indien
Nous incitons les petites entreprises à voir grand en ce qui concerne la technologie. C’est pourquoi nous explorons de grands concepts, comme la transformation numérique, l’IA et l’automatisation, et nous voyons comment ils peuvent avoir un impact positif sur les activités commerciales. Néanmoins, nous comprenons aussi que certaines entreprises ne se sentent pas prêtes à adopter ce changement. C’est normal. Ainsi, dans ce billet, nous mettrons l’accent sur les petites façons d’utiliser les nouvelles technologies. Les cinq conseils simples et éprouvés ci-dessous permettent à toute entreprise, même les entreprises à domicile, de suivre le rythme de tous ces changements.
Cinq conseils pour augmenter votre productivité
1 – Désencombrez vos espaces de travail
2 – Utilisez deux écrans
3 – Adoptez une plateforme d’équipe
4 – Automatisez vos réservations
5 – Renforcez votre sécurité
1 – Désencombrez vos espaces de travail
Tout comme à la maison, les environnements de petites entreprises ont tendance à devenir encombrés. En effet, les entreprises accumulent des objets inutilisés : des dossiers, des documents, des magazines, des livres, de vieux meubles, des œuvres d’art défraîchies, des plantes négligées et plus encore. Au fil du temps, cet encombrement donne une apparence peu professionnelle à l’entreprise et fait perdre du temps aux employés. Ces derniers finissent par chercher des articles égarés.
La version moderne de SharePoint, la solution classique de stockage et de partage de fichiers de Microsoft, est facile à configurer et à utiliser, entre autres pour faire des recherches, grâce à Office 365.
Il en va de même pour l’encombrement numérique. Suivez ces trois conseils rapides pour gagner du temps :
A) Transférez tous vos fichiers dans le nuage Microsoft, où vous pourrez y accéder en toute sécurité de n’importe où, en tout temps.
B) Faites le ménage dans vos dossiers! Organisez vos projets selon un système d’appellation de fichiers et de dossiers cohérent. De cette façon, vous et votre équipe passerez moins de temps à chercher des projets.
C) Videz votre boîte de courriel. Vous pouvez archiver vos courriels par projet, par personne ou par emplacement, tant que vous maîtrisez l’organisation de votre boîte de courriel.
2 – Utilisez deux écrans
Si vous utilisez des bureaux comme postes de travail, envisagez d’ajouter un deuxième moniteur. Auparavant, seuls les programmeurs et les graphistes utilisaient deux écrans. Néanmoins, les avantages de ce mode d’affichage vous surprendront. Brancher un deuxième moniteur à votre poste de travail peut être une façon très rentable d’accomplir un plus grand nombre de tâches dans une journée.
Comment? Cela dépend de vous, bien sûr. Les professionnels peuvent se servir de ce deuxième écran pour effectuer n’importe quel type de tâches : créer des feuilles de calcul Excel, utiliser des fenêtres de clavardage pour des plateformes comme Microsoft Teams, consulter leur boîte de courriel Outlook, des palettes, les réseaux sociaux ou les nouvelles, utiliser des applications de musique et plus encore. En fin de compte, un deuxième écran met plus d’information à votre disposition. Voilà une façon de gagner du temps.
Avec Windows 10, vous pouvez facilement afficher votre écran sur deux moniteurs ou le dupliquer. Consultez cette page Web de soutien de Microsoft pour découvrir comment configurer deux moniteurs.
3 – Adoptez une plateforme d’équipe
Au cours des dernières années, des solutions comme Microsoft Teams ont fait beaucoup de chemin. Cette plateforme pour le travail d’équipe offre à vos employés une destination unique pour collaborer et communiquer. Grâce à Microsoft Teams, vous permettez à vos employés de communiquer entre eux de différentes manières, notamment par clavardage, par appel ou par vidéo. Il peut vous aider à mettre fin au cloisonnement, à réduire le volume de courriels internes et à limiter le nombre de grandes réunions.
Si vous gérez une entreprise « virtuelle », c’est-à-dire une entreprise sans espace de bureau physique partagé, une plateforme de collaboration d’équipe constitue une excellente solution pour rester en contact. Si vous utilisez toujours Skype ou Skype Entreprise, merci. Toutefois, nous vous recommandons de migrer vers Microsoft Teams pour vivre une expérience de collaboration améliorée et fluide, spécialement conçue pour les entreprises.
4 – Procurez-vous un assistant numérique personnel
Profitez de la nouvelle vague d’assistants virtuels. L’assistante virtuelle personnelle de Microsoft, Cortana, est intégrée à Windows 10. Utilisez Cortana à l’aide d’un microphone pour organiser et accomplir vos tâches. Cortana répond à vos questions et effectue des tâches simples. De plus, elle peut lancer plus de 1 000 applications et services partenaires.
Comme toute bonne assistante, Cortana se démarque en ce qui concerne les rappels. Elle vous rappelle de faire des choses en fonction d’une heure, d’un emplacement ou même de gens. Par exemple, Cortana peut vous rappeler d’acheter du lait la prochaine fois que vous irez à l’épicerie en rentrant du travail. Vous pouvez même ajouter des photos à vos rappels pour vous fournir des repères visuels rapides.
Votre appareil fonctionne déjà sous Windows 10? Excellent! Maintenant, dites bonjour à Cortana en tapant son nom dans la barre de recherche Windows, puis en suivant les instructions à l’écran. Vous pouvez également essayer de lancer Cortana sur votre PC en cliquant ici.
5 – Renforcez votre sécurité
En 2018, Statistique Canada a publié son rapport contenant les résultats de son étude nationale sur la cybersécurité. Cette étude a démontré qu’en 2017, un cinquième (21 %) des petites entreprises canadiennesont signalé avoir été touchées par un incident de sécurité. Par ailleurs, plus de la moitié de ces entreprises(58 %) ont vécu un temps d’arrêt moyen de 23 heures. Cela équivaut à une perte importante de productivité!
Quelle que soit sa taille, votre entreprise peut éviter les perturbations, les temps d’arrêt et les catastrophes en renforçant sa sécurité. En fait, une petite entreprise peut facilement se permettre un système de sécurité moderne grâce à Microsoft 365. Microsoft 365 est une solution intégrée spécialement conçue pour les entreprises qui est différente d’Office 365. Cette solution complète et intelligente comprend Office 365, Windows 10 et Enterprise Mobility + Security pour permettre une collaboration en toute sécurité.
En prime – automatisez vos réservations
Voici un conseil en prime : Si vous dirigez une entreprise qui offre des services, comme une clinique dentaire, un studio de yoga, un salon de coiffure ou un garage, vous passez probablement beaucoup de temps à gérer des réservations. Un membre de votre entreprise doit donc répondre au téléphone et aux courriels pour prendre et coordonner les demandes de rendez-vous des clients, les changements et, bien sûr, les annulations.
La technologie peut vous aider! Microsoft Bookings, qui fait partie d’Office 365 Business Premium, permet à vos clients de prendre et de modifier plus facilement qu’avant des rendez-vous avec vous. Bookings comprend une page Web personnalisable sur laquelle vos clients peuvent réserver des services, un calendrier dédié à la gestion des réservations, une application mobile, une liste des coordonnées des clients et des rappels automatisés pour maintenir tout le monde informé. Autrement dit, c’est exactement ce dont vous avez besoin pour que tout marche comme sur des roulettes.
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