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La transformation numérique avec Microsoft

Les nouvelles réglementations entraînent un examen plus détaillé de la gestion des subventions, en même temps qu’un alourdissement de la charge administrative.

Pour les spécialistes des subventions, chaque nouvelle loi qui affecte le processus de subvention soulève des difficultés, des opportunités et des incertitudes. Les nouvelles réglementations affectent souvent les principaux processus des organisations, depuis les stratégies de financement jusqu’aux programmes de conformité. Les réponses aux questions telles que : Comment cela va-t-il affecter ma gestion des subventions ? et Que dois-je faire pour rester en conformité ? peuvent changer radicalement d’une année sur l’autre. Comprendre l’impact des nouvelles réglementations est vital pour que les déclarations demeurent précises et conformes. Étudions quelques-uns des changements les plus récents de la réglementation des subventions et leurs implications pour les spécialistes.

Des gouvernements du monde entier ont élevé leurs exigences de transparence

De nombreux gouvernements autour du monde œuvrent à améliorer la transparence de leurs financements. Le marché international des subventions est en expansion : 5,3 milliards de livres (8,2 milliards de dollars) de subventions ont été distribués en 20151, rien qu’au Royaume-Uni. L’Union européenne a mis en œuvre le Règlement du parlement européen et du conseil en 20162. Cette loi exige que les déclarations comprennent les données relatives à l’efficacité des organisations et à leur capacité à respecter les dates d’échéance des projets. Cela affecte très fortement le type et la quantité d’informations à suivre pour prouver que les bénéficiaires font un usage efficace de leurs subventions.

Des réglementations américaines récentes changent radicalement le paysage des subventions

En 2014, les États-Unis ont adopté deux règlements importants : l’OMB Uniform Guidance et la loi DATA, afin de mieux comprendre et suivre l’impact de toutes les subventions. Ces deux initiatives ont été conçues pour améliorer la transparence, mais elles ont aussi engendré une plus grande complexité de déclaration pour les bénéficiaires et les intermédiaires. L’OMB Uniform Guidance3 demande que les bénéficiaires ne déclarent plus simplement leurs dépenses, mais aussi la réussite et l’impact de leurs programmes. Ce suivi plus précis sert à empêcher la mauvaise utilisation du financement fédéral. Malheureusement, les organisations sont amenées à réaliser des collectes de données et des processus de suivi chronophages pour demeurer en conformité avec ces nouvelles mesures de la réussite. La loi DATA4 demande que chaque dollar d’argent fédéral dépensé (ce qui inclut les financements accordés par subvention ou par contrat) soit déclaré et rendu public sur le site USAspending.gov5. Bien que le passage à la déclaration numérique présente de nombreux avantages à long terme, les organisations font face à une transition coûteuse en temps et en argent vers les dossiers numériques. En outre, toutes les déclarations soumises en retard ou incomplètes font courir aux organisations le risque de perdre leur financement.

Répondre aux exigences de plus en plus sévères des réglementations actuelles avec la gestion des subventions

Dans ce paysage bouleversé, de nombreuses organisations ont du mal à s’adapter aux nouvelles réglementations et à rester conformes à 100 pour cent. Mais si ces lois ont engendré une plus grande complexité de déclaration au niveau des bénéficiaires, elles représentent aussi une opportunité pour améliorer la gestion des subventions de fond en comble. La solution de gestion des subventions GrantVantage, fondée sur la technologie du Cloud Microsoft, offre une plateforme complète pour gérer facilement les nouvelles réglementations, mieux appréhender les opérations et réduire la charge déclarative. Cette solution a été élaborée par des professionnels des subventions qui comprennent les difficultés actuelles. La gestion des subventions optimise la transparence en permettant aux financeurs, aux bénéficiaires et aux citoyens d’accéder à des informations détaillées dans le Cloud. Toutes les déclarations étant hébergées au même endroit et toujours disponibles, le risque de perte de données est considérablement réduit. La solution améliore significativement l’efficacité de la gestion budgétaire, tous les retraits, dépenses et remboursements des bénéficiaires et sous-bénéficiaires étant suivis et déclarés d’une manière homogène et centralisée. Au final, les organisations ont la possibilité d’utiliser les éléments de mesure et les objectifs personnalisés les mieux adaptés à leurs besoins et de partager leur progression à l’aide de tableaux de bord visuels agréables.

En savoir plus

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1https://data.ncvo.org.uk/a/almanac16/fast-facts-5/ 2http://ec.europa.eu/budget/mff/simplification/index_en.cfm 3https://www.grants.gov/web/grants/learn-grants/grant-policies/omb-uniform-guidance-2014.html 4https://www.datacoalition.org/issues/data-act/ 5https://www.usaspending.gov/Pages/Default.aspx